UA18: Har du slettet innkurven din i dag? (30.11.00)

Når vi har vent oss til en ny kommunikasjonsform, blir vi gjerne helt avhengige. I universitetsmiljøet er e-post blitt et meget nyttig verktøy for svært mange. Utveksling av meldinger skjer (stort sett) meget raskt og effektivt, og kommunikasjonsformen er asynkron.

Planer om å sende julekort i år?

Det betyr at du kan følge opp dine elektroniske brev når det måtte passe deg.
E-postens effektivitet skaper en tilvenning hos oss, som gjør at vi blir veldig utålmodige og irriterte når det kommer litt rusk i det elektroniske maskineriet. Feilmeldinger skal helst ikke forekomme. Men av og til gjør de jo det, og kanskje kan det også skyldes forhold vi selv har ansvaret for. Vi har hatt en prat med e-postmesterne i universitetets IT-seksjon, og fått en del tips som vi bringer videre. Kanskje kan de være til hjelp for å unngå "alfakrøll".

Det benyttes flere ulike e-postprogrammer ved NTNU: Outlook Express/Outlook, Eudora, Netscape Mail og Pine. I vår Microsoft-monopoliserte IT-verden er Outlook en av de mest benyttede. Men det er liten forskjell på funksjonaliteten for de tre. Vi bruker Outlook i de eksemplene vi tar for oss.

Pass deg for vedlegg.
Datavirus har lett for å spre seg gjennom e-post systemet. Årsaken er at både data og programmer sendes via nettet, og det er vanskelig å finne ut hva som er hva. Dermed kan du risikere å få lastet inn fiendtlig kode som begynner å "spise opp" det du har lagret på disken din. Av dem vi skal se opp for akkurat nå, er Navidad-viruset (egentlig en "Internett-orm"), som er en avansert oppfølger til "I love You".

Det generelle rådet for å unngå infeksjon, er at du ikke åpner innkommende post du er usikker på, men sletter meldingene uten å se på dem. Spesielt vedlegg i mystiske forsendelser er det viktig å holde seg unna.

De fleste får jo en masse "junk-mail" per e-post, og det kan kanskje være vanskelig å sortere ut potensielle bomber. Hovedregelen bør være at man heller sletter litt for mye, enn for lite. Hvis det er noen som ikke klarer å nå deg fordi du er for forsiktig med ukjent post, vil de nok kunne gi deg melding på annet vis. Men vær oppmerksom på at virus like gjerne sprer seg gjennom dine faste forbindelser. Et råd for å unngå dette er å unngå vedlegg til meldingene - legg all teksten i selve e-postmeldingen hvis den ikke er alt for lang. Det gir også mindre ressurskrevende overføring enn for eksempel et Word-dokument som vedlegg.

For øvrig bør man alltid ha et oppdatert virusprogram installert. Oppdatert vil i denne sammenheng si et program som er i stand til å luke ut de ferskeste og mest avanserte virus. Men helt sikker kan du aldri være. Nye virus sprer seg så raskt via nettet at et slikt kan rekke å nå deg før vaksinen!

Ryddighet i posthåndteringen.
- Innboksen din bør helst være tom når du går for dagen, er det gode rådet fra Brynjulf Mauring i IT-staben. E-postsystemet ditt blir tungt å håndtere når du lar meldingene hope seg opp i innboksen, sier han. Post du er ferdig med, bør slettes. Post som krever viderebehandling, bør legges i egne mapper. Egne, temaorienterte mapper for innkommende post opprettes ved å høyreklikke på imap.ansatt.ntnu.no og velge "Ny mappe". Ved å ordne innkommende post i saksmapper, blir det mye lettere å finne meldinger du har fått, og postsystemet opererer mye raskere når det ikke har en stor "inn-sekk" å dra på. Uansett så bør du slette/flytte meldinger med store vedlegg.

Utgående meldinger kan også skape forstoppelser i systemet. Hvis du sender en melding som er for stor, får du beskjed tilbake om at grensa er sprengt, posten ble ikke sendt. Det er spesielt ved overføring av bilder at dette kan skje, for de kan ofte bli svært store. Maksimum størrelse på en melding er satt til 5 MB ( MegaByte). En melding som overstiger dette, kan bli liggende i ut-kurva di. Hver gang du sender du en ny melding, vil du igjen få feilmelding på grunn av den store som ligger der. Dette er både irriterende og misvisende, og for å unngå at du feilaktig blir minnet om din "stor-melding", må du gå inn i ut-boksen og slette proppen i systemet.

Send et e-julekort.
Eksempel på unødvendig og plasskrevende postgrums er elektroniske postkort. Men så er det jo morsomt da, og enkelt å sende. Nettsteder som tilbyr gratis postkort, er det etter hvert blitt mange av, og vi anbefaler de som ikke har prøvd det å forsøke noen elektroniske julehilsener i år. Nettsteder vi kan anbefale er for eksempel: http://www.bluemountain.com/.

arne asphjell
arne.asphjell@adm.ntnu.no