Opprinnelig antok Økonomiavdelinga at det tidligst ville være mulig å bytte system ved kommende årsskifte. Men stadig nye problemer med det nåværende lønns- og pesonalsystemet gjør at omleggingen er forsert og vil skje allerede i sommer, opplyser fungerende økonomidirektør Rolf Tørring.

Marslønna berget så vidt
NTNU-ledelsen har bestemt seg for å si takk og farvel til dagens PR2000-system og IBM jo før jo heller. Siste anførsel i sitt etter hvert meget omfattende synderegister fikk PR2000 tidlig i mars. Da var det på nære nippet at mars-lønna til universitetets ansatte ble forsinket, slik det skjedde i fjor sommer. Krisen ble avverget takket være stor innsats fra Lønnsseksjonen og NTNUs egne IT-folk. Tilsvarende problemer har også oppstått i april, men skal nå være under kontroll, forteller Tørring. Når IBM samtidig har varslet at de ikke uten videre vil akseptere at selskapet har ansvar for å vedlikeholde PR2000 til NTNU har funnet en ny leverandør, så ble konklusjonen at utskiftingen må foretaes snarest mulig. Beslutningen ble fattet i samråd med de andre norske universitetene, ettersom NTNU, UiO og UiB har hatt en felles avtale med IBM.

Det nye systemet heter SLP4 (Statens Lønns- og Personalsystem) og skal leveres av selskapet Ergo Bluegarden (Del av Ergo Group, tidligere Posten SDS). Systemet er velprøvd da det allerede benyttes ved universitetene i Tromsø og Bergen.

Velprøvd og trygt
Tørring opplyser at flere konkurrerende systemer er blitt vurdert.

- De viktigste kriteriene for vårt valg har vært trygghet, tidsramme og økonomi. Vi landet på SLP4 fordi dette er et system som vi vet fungerer ved andre universitet og har en solid leverandør og driftsoperatør, sier økonomidirektøren. Det nye systemet mangler foreløpig personalfunksjonalitet, men Ergo Bluegarden arbeider med å utvikle dette. Dermed kan en oppgradert versjon av programvaren også være et alternativ som varig løsning for NTNU, håper Tørring.

Han understreker at det er en meget omfattende og kompleks operasjon å skifte lønnssystem. Internt i Økonomiavdelinga begynte planleggingen i midten av mars. Likevel vil det bli et råkjør for å få alt på plass til i sommer. Målet er at den første lønnskjøringen på det nye systemet skal skje i juli. Økonomidirektøren regner med at utskiftingen ikke skal påføre NTNU ekstra kostnader, bortsett fra interne timeverk. For økonomiansvarlige, utenom Lønnsseksjonen i Økonomiavdelinga, vil utskiftingen ikke medføre større endringer og opplæringsbehovet vil på kort sikt være minimalt.Fremtiden vil vise om et erstatningsoppgjør fra IBM vil kunne dekke de ytterligere kostnader universitetet vil få for å få på plass en personaldel av systemet.

Ett års mareritt
Det var i slutten av februar det ble kjent at universitetene hadde sagt opp fellesavtalen med IBM (Se UA nr. 3). Tålmodigheten var slutt etter betydelige forsinkelser og ett år med nærmest sammenhengende driftsproblemer. For NTNU har konsekvensene blant annet vært at lønn- og feriepenger til de ansatte sommeren 2000 ble sterkt forsinket. Problemene med datasystemet har også vært direkte årsak til at to økonomidirektører ved NTNU sluttet i løpet av 2000.

Utskiftingen av lønns- og personalsystem får ikke konsekvenser for NTNUs regnskapssystem Oracle Financials. Dette skal fortsatt beholdes og etter planen skal en webversjon av regnskaps-systemet taes i bruk 1. januar 2002.

Av Jan Erik Kaarø