I februar tok NTNU en ganske drastisk databeslutning: Lønns- og personalsystemet levert av IBM ble vraket. Fra 1. juli er det programsystemet SLP - Statens lønns- og personalsystem som kjøres. Fungerende økonomidirektør Rolf Tørring har full tillit til at datakjørt lønn nå vil fungere mye bedre.

Upålitelig lønnsberegning

Det kan kanskje trengs, for det var en melding av litt tvilsom karakter NTNU-ansatte fikk i forbindelse med overgangen til nytt system: "I det nye lønnssystemet foregår lønnsbehandlingene ut fra andre og mer presise beregningsgrunnlag for pensjonstrekk og forskuddstrekk…"

- Betyr dette at det har vært mye tilfeldigheter i det gamle systemet, Tørring?

- Systemet gjorde noen feilberegninger i forbindelse med pensjonstrekk, men ikke mer enn at det kanskje utgjorde en softis i løpet av et år. For skatteberegningen var feilen litt større, men den vil jo i alle tilfelle bli justert ved skatteoppgjøret, sier Tørring, som samtidig innrømmer at man i forbindelse med overgangen til nytt system fant feil og mangler ved det gamle systemet som viste seg å være mer omfattende enn antatt. - Dette bekrefter at vår beslutning om å bytte systemet var riktig, sier Tørring som legger til at på grunn av et nitid forarbeid har overgangen til nytt system gått meget smertefritt.

- SLP er et gammelt og velprøvet system som bl.a. benyttes ved universitetene i Bergen og Tromsø, men det er primært et lønnssystem, og mangler en del funksjoner når det gjelder personalstatistikk - fravær og lignende, understreker Tørring. Dette betyr at det ikke er en langsiktig løsning for lønns- og personalsystem NTNU nå har gått inn på. Leverandøren av systemet, Ergo Bluegarden, arbeider med en nye løsninger der personalfunksjonalitet er integrert. Om det blir dette systemet det skal satses på i fremtiden, bør NTNU bestemme seg for i løpet de neste to årene.

Nytt prosjektstyringssystem

Det nærmest forestående datavalget er et programsystem for prosjektstyring, med hovedvekt på økonomistyring av prosjektene. Fristen for endelig avgjørelse er satt til utgangen av september. Vurderingen er i gang, og valgmulighetene er nå redusert til en "shortliste" på tre aktuelle systemer. Et av disse kommer fra samme leverandør som står bak dagens regnskapssystem, Oracle Financials. Dette systemet har selvsagt den fordelen at det "spiller sammen med" hovedboksystemet, men kan ha andre ulemper. - Vi er slett ikke fornøyd med Oracles lisenspolitikk, sier Tørring, som er redd denne løsningen kan bli for kostbar for universitetet. Det endelige valget kan dermed bli en av de andre to. Men valget er ikke lett, for det er mange hensyn å ta:

- De fire norske universitetene forsøker å samkjøre sine datavalg, og det bør derfor være enighet blant de fire om hvilken løsning man skal gå for.

- Det vil være aktuelt å velge nytt regnskapssystem innen utgangen av neste år. Det mest nærliggende er web-versjonen av dagens system, Oracle Finacials versjon 11i, men det kan også bli et helt nytt system. Hvor avgjørende det er å velge et prosjektstyringsystem tilpasset dagens løsning er derfor et litt åpent spørsmål.

- Det er mange penger involvert i slike datavalg, og løsningene binder opp organisasjonen i lang tid fremover. Et prosjektstyringssystem representerer en investering på ca 5 millioner kroner, et hovedregnskapssystem nesten det dobbelte.

I tillegg kommer at det for NTNUs vedkommende bør foretas et valg som harmonerer med universitetets overordnede IT-strategi, som ble vedtatt av Kollegiet i november i fjor. En revisjon av IT-strategien er under utarbeidelse av OU-avdelingen, og skal opp i Kollegiet til høsten.

Tekst og foto: Arne Asphjell