I hine, hårde dager var det ikke bare-bare for et institutt å bytte ut den ødelagte kopimaskina. Atskillig med arbeidstid gikk med i vurderingen av hvilke merker som var de beste og hvilken leverandør man skulle velge.

– Det er ikke urealistisk å tro at det tok minst et ukeverk hver gang, sier Kristin Leinum, sjef for MA-seksjonen (materialadministrasjon). Seksjonen ble opprettet i 1993 med ansvar for å tilrettelegge universitetets innkjøps- og anskaffelsesprosedyrer på en effektiv måte.

Dette ser nå ut til å bære frukter. I forfjor hadde NTNU dokumenterte kronebesparelser på et utvalg av rammeavtalene på cirka 31 millioner kroner. For 2000-tallene vil dette beløpet bli omlag 10 prosent høyere. Ifølge Leinum er det bedre og flere rammeavtaler for innkjøp ved NTNU som nå kaster av seg.


Færre leverandører
– Før handlet vi med et hav av firmaer innenfor hvert avtaleområde, sier MA-sjefen og antyder at det innenfor kontor- og datarekvisita var mellom 40 og 60 leverandører. Færrest mulig leverandører innenfor hvert avtaleområde gir ifølge Leinum bedre avtaler og bedre pris, større kontroll og mindre arbeid med innkjøp. NTNU-ansatte slipper derfor å bruke verdifull arbeidstid for å erstatte eksempelvis kopimaskinen.

Leinum anslår at NTNU sparer anslagsvis et halvt årsverk per institutt som følge av forenklede bestillings- og faktureringsrutiner. Dette utgjør cirka ni millioner.

De innsparte pengene skal komme forskning, utdanning og formidling til gode ved at færre midler går til drift. Noe drypper direkte til fakultetene. Avtalen med SAS medførte at fakultene i fjor fikk tilbakeført en bonus på vel fire millioner. Leinum understreker at det skal være svært gode grunner for å reise med andre flyselskap.

Vil e-handle
Men fortsatt er det mange som velger andre leverandører enn dem NTNU har forpliktet seg til, enten det er av uvitenhet eller av gammel vane. For å bøte på dette oppretter MA-seksjonen i i disse dager innkjøpskontaker ved hvert fakultet, som skal fungere som MA-seksjonens forlengede arm.

– Vi har ingen ris bak speilet, men har tro på at våre avtaler er knakende gode og at instituttet vil se at det gir bedre økonomi, reklamerer Leinum. Hun forteller at lojaliteten ved et fakultet økte 50 til 90 prosent da det ble satt søkelys på avtaler om kontor- og datarekvisita.

På sikt ser hun for seg et system hvor NTNU-ansatte må bestille en del av varene over nett og hvor fakturering skjer over nett. Det vil styre innkjøpene ytterligere.
– Den dagen vi driver e-handel, har vi fått det til, sier Leinum.

Tekst og foto: Tore Hugubakken