For alle innkjøpsansvarlege ved universitetet vil rutinene bli vesentleg endra. I dag er det slik at når ein til dømes bestiller ein ny kontorstol til nokon på avdelinga eller instituttet, vert ikkje kjøpesummen anvist før rekninga kjem. Det er eigentleg for seint, fordi kjøpet allereie er gjort. Derfor er det i mange tilfelle naudsynt med såkalla skuggerekneskap, slik at ein held seg løpande oppdatert på budsjettsituasjonen.

Med det nye systemet vert bestillinga sendt sekundet etter at godkjenninga av kjøpet er gjort. Kjøpet er samstundes postert.

Når varen kjem fram til mottakaren, trykker ein "ja" i rubrikken "varemottak", og pengene kan gå ut av konto.

NTNU prøvekanin
I februar tek den nye, statlege "marknadsplassen" til. NTNU er ein av i alt 20 prøvekaninar i det nye statlege ehandel-prosjektet. Staten reknar med å spare store summar på å gjere all bestilling og betaling elektronisk.

Også NTNU vil spare mykje pengar, seier MA-sjef Kristin Leinum. Ein har rekna ut at universitetet i dag bruker i kring 375 kroner for kvar faktura som skal betalast. Dette inkluderer arbeidstid. NTNU får inn 60.000 fakturaer kvart år, og ein meiner å kunne spare minst ni millionar kroner i året på å gjere desse operasjonane elektronisk.

20 verksemder tester systemet
NTNU har vore prøvekanin ein gong før - det var for eit lønnsystem som vart ein fiasko. Har ein nervar til å ta del i enno eit pilotprosjekt?

- Desse to prosjekta kan ikkje samanliknast. "Marknadsplassen" er eit storstila statleg tiltak, meint for heile den offentlege sektoren, og har 20 større offentlege verksemder med i første omgang. Dessutan er "marknadsplassen" alt nå i gang mellom fleire store private bedrifter i Sverige og Danmark, og det er i dag meir enn 30.000 personer som brukar systemet dagleg. Vi har stor tru på dette tiltaket, seier Leinum.

Trondheim kommune og Sør-Trøndelag fylkeskommune er og mellom dei første 20 deltakarane. NTNU vil samarbeide lokalt med desse.

Ordninga med e-kjøp vil bli utvida etter kvart over dei neste åra. I seinare fasar vil NTNU inkludere større investeringsinnkjøp, og kjøp som ikkje kjem av konkrete bestillingar, som til dømes el-rekningar.

Av Tore Oksholen