Snart kan prosjektene styres via web (14.10.02)

Til sommeren får NTNU et nytt prosjektregnskapssystem på web som skal holde styr på økonomi og framdrift i over 2.000 forskningsprosjekter. Klok av gammel skade tar Økonomiavdelingen alle forholdsegler for at at innføringen skal gå smertefritt.

Grundig planlegging, god informasjon og opplæring skal bidra til at det nye datasystemet kommer glatt på plass. Som en ekstra garanti har Økonomiavdelingen leid inn en ekstern konsulent som har som eneste oppgave å kvalitetssikre arbeidet.

- Det er en kompleks og tidkrevende prosess å innføre nye datasystemer. Derfor er det viktig å kvalitetssikre arbeidet, sier rådgiver Yngve Karlsen.

Kontinuerlig kvalitetssikring
Rådgiver Yngve Karlsen fra ConsultIT har selv ledet 10-12 store dataprosjekt og kjenner alle fallgruvene.

- Kall meg gjerne en revisor. Min oppgave er å sjekke framdriften, at alle leverer det de skal til rett tid og til godkjent kvalitet. Hvis jeg oppdager uoverensstemmelser kan jeg rapportere dette direkte til styringsgruppa for prosjektet, forteller Karlsen. I perioden fram til jul skal han inn åtte-ni ganger i prosjektet og sjekke at alt går etter planen.

I tillegg til Karlsen bistår også to konsulenter fra selskapet Pricewaterhouse Coopers.

Vil ha med alle prosjekter
Men den som egentlig leder prosjektet er hjemmehørende på NTNU og i Økonomiavdelingen. Det er førstekonsulent Per Inge Andresen som har fått ansvar for å styre satsingen til ti millioner kroner trygt i havn. De nærmeste ukene vil han besøke alle fakulteter for å informere om det nye systemet som mange vitenskapelig ansatte og alle administrative medarbeidere som jobber med å administrere og følge opp økonomien i prosjekter, skal ta i bruk neste år.

Det vil være frivillig å bruke systemet for de fleste, men Andresen håper at alle som driver prosjekter ved NTNU ganske raskt vil se fordelene. Målet er at innen utgangen av 2003 skal de aller fleste av de vel 2.000 forskningsprosjektene som til enhver tid pågår, regnskapsføres via det nye systemet. Samtidig skal systemet også kunne brukes i driften av alle andre typer prosjekter som foregår ved universitetet.

- Mest brukervennlig
Systemet som NTNU har kjøpt heter Maconomy og brukes i dag av blant andre Ergo Runit og NRK. Det leveres av et dansk selskap og ble valgt i sommer, i konkurranse med systemer fra Oracle og Agresso.

- Maconomy var det klart mest brukervennlige systemet av de tre vi prøvde ut, fortalte økonomidirektør Rolf Tørring den gang.

Vil dekke stort behov
NTNU har ikke noe prosjektregnskapssystem i dag. Om lag 20 prosent av prosjektene (Sintef B-prosjektene) har til nå blitt regnskapsført eksternt av Ergo Runit, mens NTNUs ordinære regnskapssystem, Oracle Financials, har blitt brukt på resten.

Dette har imidlertid ikke vært tilfredsstillende. Blant annet har brukerne savnet en mulighet til å registrere timer og drive prosjektplanlegging i systemet. Dette tilbys av Maconomy.

Når Maconomy er innført håper Per Inge Andresen at NTNUs mange prosjektledere skal få mindre grunn til å samle permer med prosjektdokumentasjon. Alle nødvendige styrings- og økonomidata skal etter hvert finnes lett tilgjengelig på webben.

Klart til bruk til sommeren
Størstedelen av kostnadene i prosjektet vil gå med til å installere og tilpasse systemet. Det er opprettet en prosjektorganisasjon som formelt startet arbeidet 9.september. Totalt er 20-30 personer nå direkte involvert i prosjektet.

I tiden fram til jul vil en rekke personer delta i en prosess der "arbeidsprosesser" skal utformes, rapportkrav fastsettes og premissene for systemoppsettet fastlegges. Neste milepæl kommer i februar når gamle data skal være ferdig konvertert inn i systemet. Teknisk integrasjon blir en spesiell utfordring, ettersom NTNU nå vil bruke økonomisystemer fra tre ulike leverandører; Oracle (regnskapssystemet), SLP (lønns- og personalsystemet), og altså Maconomy (prosjektregnskapssystem).

Deretter følger en periode med mer testing, før stabelavløpningen. Brukerne skal kobles på systemet i to etapper.

Spesielt tilpasset webportal
- Vi mener at Maconomy vil gi brukerne mange fordeler. Systemet kan hjelpe til med å forbedre og effektivisere arbeidsprosesser, og samtidig er det brukervennlig. Det er relativt få NTNU-ere som bruker hele arbeidsdagen til å jobbe med prosjektstyring. Derfor er det viktig at det er lett å bruke systemet når prosjektledere og -medarbeidere først trenger det, understreker Per Inge Andresen.

Hver bruker i Maconomy får en spesielt tilpasset webportal som gir oversikter av typen "Mine godkjenningsoppgaver" og "Mine rapporter". Det er et mål at de mest sentrale arbeidsprosessene for prosjektledere i et prosjekt skal bli visualisert og det er lagt stor vekt på å veilede brukeren via skjermen.

_________________________________________________

- Kan bli et nyttig verktøy

- Jeg tror dette kan bli et nyttig verktøy for oss som leder og styrer prosjekter ved NTNU. Jeg håper at systemet skal være enkelt å bruke, samtidig som det skal redusere behovet for egne regneark/rutiner for oppfølging av prosjektene slik som i dag, sier professor Otto Sønju.

Sønju arbeider ved Institutt for energi- og prosessteknikk og er en av tre representanter for de vitenskapelige ansatte som deltar i Maconomy-prosjektet. Sammen med seg i delprosjektet "Arbeidsprosesser og systemoppsett" har han professor Bjørn Erik Christensen fra Institutt for bioteknologi og prosjektkoordinator Knut Stenberg fra Geografisk institutt.

- Behov for rapportering
Sønju har tidligere over tjue års fartstid som instituttstyrer bak seg, og han har vært prosjektleder både for rene Sintef-prosjekter (Sintef A) og Sintef B-prosjekter.

Sønju er enig i at det sikkert er noen av hans kolleger som vil oppfatte det nye systemet som et middel for å "kikke dem i kortene", men ettersom NTNU er pålagt å ha en stor eksternfinansiert virksomhet kan han ikke se at universitetet har noe valg.

- Fra mine år i industrien er jeg dessuten klar over behovet for en god oppfølging og rapportering, sier Sønju.

FAKTA

Her kan du lese en pressemelding som Maconomy sendte ut i sommer etter at NTNU hadde valgt selskapet som leverandør.

Må tilby det samme som Sintef B
Etter den første presentasjonen av systemet synes professoren at Maconomy ser lovende ut. Med forbehold om at han foreløpig bare har fått en overfladisk innføring, tror han ikke ikke at systemet vil påføre de som er involvert i prosjekter noe særlig merarbeid.

- Det nye systemet må kunne gi de samme type data som det nåværende Sintef-B-regnskapet gjør. I mange mindre prosjekter vil dette være tilstrekkelig. For meg vil den viktigste fordelen være at det nye systemet kan brukes som et mer komplett verktøy som tar for seg følgende faser i et prosjekt - søknad/tilbud, initiering, budsjett/planlegging og gjennomføring med regnskap og rapportering, samt oppfølging av framdriften, sier Sønju.

Må følge Forskningsrådets standarder
- For eksempel bør det være mulig å inkorporere Forskningsrådets standarder for søknader og regnskapsrapporter slik at alle typer forskningsrådsprosjekter kan forberedes og behandles direkte i det nye systemet. Hvis vi får et system som kan behandle alle disse fasene, vil det være et stort framskritt og sterkt redusere behovet for videre bearbeiding lokalt, framholder Sønju.

Men han understreker at systemet må være brukervennlig og tilpasset de forskjellige type prosjekter og brukere, slik at det ikke oppleves som en merbelastning for dem som skal bruke det.

På Innsida vil du med jevne mellomrom fram til sommeren finne mer informasjon om framdriften i prosjektet og om hvordan Maconomy skal brukes.

Tekst og foto: Jan Erik Kaarø