Sender regning for internt arbeid (28.4.04, 23:10)

Internfakturering brer om seg ved NTNU. Hensikten er å synliggjøre kostnader og få bedre kontroll med ressursbruken. Men fungerer det slik i praksis?

Etter pålegg fra Utdannings- og forskningsdepartementet innførte NTNU internhusleie i 2000. I tillegg har administrasjonen åpnet adgang til å internfakturere tjenester. Ordningen skal bidra til å hindre utstyrsfriker i å kjøpe Rolls Royce, der de strengt tatt kan nøye seg med Folkevogn.

Synliggjøring
Etter dagens ordning blir husleia ved NTNU regnet ut etter en kvadratmeterpris for arealet som hver enhet disponerer. Prisen er den samme enten det gjelder kontorlokaler, møterom eller laboratorier. Hver enhet får avsatt øremerkede midler til husleie ved den årlige budsjettildelingen. Dermed blir ordningen aller mest en regnskapsmessig øvelse, der det viktigste poenget er å synliggjøre arealkostnadene.

FAKTA

PRISLISTA: Eksempler på interne priser som faktureres fra enkelte avdelinger i Sentraladministrasjonen: Timepris hos IT-seksjonen (del av Organisasjonsavdelingen) for kjøp av tjenester: 420 kr. Timepris hos NTNU videre (del av Studieavdelingen) for blant annet hjelp med konferanser og AV-tjenester: 400 kr. Pris for leie av lokaler fra Teknisk avdeling (gjennomsnitt): 680 kr. pr. kvm. i året. Kopiering hos NTNUs egen kopieringssentral NTNU-trykk (del av Teknisk avdeling): Standard hvit A4-kopi: 30 øre. Fargekopi A4: 3 kr. Lysark m/farger: 10 kroner.

- Dette er en verdi i seg sjøl, mener eiendomssjef Arne Rønning ved Teknisk avdeling. Han tror at en større bevissthet om kostnadene vil endre holdningen til plassbruk og redusere presset på arealene.
– Det ble slutt på maset om mer plass i Sintef etter at de begynte med internhusleie, framhever Rønning.

- Men for å komme dit må vi ha en fordelingsmodell som er basert på differensierte priser. De færreste er villige til å renonsere på plassen de disponerer hvis det ikke er noe å hente. Det må kort sagt bli lønnsomt å spare, sier Rønning.

Rettferdig fordeling
I dag varierer husleia litt mellom forskjellige bygg, men er i gjennomsnitt 680 kroner per kvm. per år. Prisen regnes ut etter faktiske kostnader for drift og vedlikehold av bygget. Dette omfatter alt fra vann og strøm, til renhold og vaktmestertjenester.

Dagens ordning fungerer tilsynelatende greit for alle parter, men dette er bare begynnelsen. På sikt er det ønskelig at prisene differensieres. Da spørs det hvilke kriterier som blir lagt til grunn.

Er det rettferdig å ha samme pris per kvm., eller bør prisene variere for eksempel etter hva lokalene brukes til? Skal det være lik pris for nye og gamle bygg? Skal rommenes utforming og bygningsmessige standard være med i vurderingen? Skal det tas hensyn til arealutnyttelsen, for eksempel ved å måle arealstørrelse i forhold til antall brukere?

Og hvis en først begynner å gjøre slike vurderinger, står en ikke da i fare for å bygge opp et byråkrati som fører til at vinninga går opp i spinninga?

Ulik praksis
Per i dag mangler NTNU et regelverk som gir retningslinjer og sikrer en lik praksis for internfakturering av tjenester. Resultatet har blitt at noen enheter tar seg betalt, og andre ikke. For eksempel leverer Informasjonsavdelingen tjenester til alle nivåer i organisasjonen uten å fakturere. I den andre enden av skalaen har vi IT-seksjonen, som internfakturerer stadig mer av sin aktivitet.

NO FREE LUNCH: Betaling for praktisk hjelp til gjennomføring av konferanser er en viktig del av inntektsgrunnlaget for NTNU videre. Her fra fjorårets NKUL-konferanse i Realfagbygget (Norsk konferanse om utdanning og læring). Arkivfoto: NTNU Info/Tore Hugubakken

IT-sjef Roar Aspli begrunner dette med at det blir stadig flere oppgaver innen IT-området og at det er tvingende nødvendig å sette grenser.

– Den faste bevilgningen fra NTNU skal dekke fast definerte arbeidsoppgaver. Alt som kommer utenom, alle nye oppgaver som påløper, blir fakturert. Prinsippet er at kostnadene skal følge systemeieren, opplyser Aspli.

Oppdragende effekt
IT-sjefen mener at en slik praksis har en oppdragende effekt.
- Det holder ikke å bare vurdere innkjøpskostnaden når nytt utstyr skal anskaffes. Brukerne må også ta i betraktning hva det koster i bruk. Dermed oppnår vi at de velger løsninger som er bedre tilpasset både aktivitetsnivå og økonomi, sier Aspli.

Han opplyser at de interne prisene er basert på faktiske kostnader, som omfatter investeringer, drift og arbeidstimer. Det er beregnet en gjennomsnittspris på arbeid som er satt til 420 kroner per time. Dette dekker utgifter til lønn, kontorplass, opplæring med mer.

Internfakturering medfører en del merarbeid, i form av arbeids-og tidsplanlegging, oppfølging og timeskriving. Aspli mener at dette blir mer enn oppveid ved at rutiner og arbeidsprosesser blir mer profesjonelle. Han mener dessuten at god dialog med brukerne, synliggjøring av kostnadene og god kvalitet på tjenestene som leveres, er den beste garantien mot framtidig out-sourcing.

Selger konferansestøtte og AV-tjenester
NTNU videre er ansvarlig for overordnet markedsføring og administrasjon av universitetets etter- og videreutdanningstilbud. Seksjonssjef Frode Arntsen opplyser at hans enhet fakturerer en del av sine tjenester til en fast timepris på 400 kroner.

For denne prisen kan interne brukere for eksempel kjøpe bistand til prosjektutvikling, administrasjon av vitenskapelige konferanser og bistand til videokonferanser. De tilbyr også enkelte tjenester fra NTNUs Multimediesenter, for eksempel innholdsproduksjon til fjernundervisning.

Arntsen opplyser at slik innholdsproduksjon kan utføres kostnadsfritt dersom It´s Learning benyttes og utdanningen gir studiepoeng. Dette er en prøveordning for å stimulere til økt aktivitet.

Av Synnøve Ressem