Ansatte får ny e-post-adresse (21.6.04, 13:51)

Nå blir det slutt på mellomleddene etter krøllalfaen i NTNUs e-postadresser. De fleste NTNU-ansatte får adresser som kun slutter på "ntnu.no".

ENKLERE: Alle mellomledd skal sløyfes i e-postadressene til de NTNU-ansatte.

Det skal bli lettere å huske e-postadressene til de ansatte på NTNU. Snart vil IT-seksjonen fjerne alle mellomledd mellom krøllalfaen og "ntnu.no". Dette gjelder ansatte som abonnerer på den sentrale e-posttjenesten (se faktaboks lenger ned).

Standardmalen for e-postadresser til disse brukerne blir da "fornavn.etternavn@ntnu.no".

Endres trolig før høstsemesteret
Inntil nå har standarden vært å ha en forkortelse mellom krøllalfaen og "ntnu.no". (fornavn.etternavn@orgnavn.ntnu.no). Denne forkortelsen sier vanligvis noe om hvilket fakultet eller institutt den enkelte tilhører.

Ansvarlig for omleggingen på IT-seksjonen, Anders Morken, sier at datoen for omlegging ikke er bestemt ennå. – Men det kommer temmelig sikkert til å bli gjort før høstsemesteret, forteller han.

Når omleggingen skjer, vil alle e-postadresser oppdateres automatisk. Neste morgen når de ansatte kommer på jobb, vil alle utgående e-poster ha nye "ntnu.no"-adresser som avsender.

Alle berørte vil bli informert - selvfølgelig pr. e-post - om tidspunktet for omleggingen.

Automatisk løsning ved navnekrasj
Når mellomnivåleddene fjernes fra e-postadressene, og alle navn legges rett på toppnivået, blir det en del navnekrasj. For eksempel vil "tor.hansen@adm.ntnu.no" og "tor.hansen@medisin.ntnu.no" få samme adresse; "tor.hansen@ntnu.no".

Foreløpige undersøkelser viser at det finnes rundt 100 slike navnekonflikter, forteller Leiv Arild Andenes ved IT-seksjonen. Det vil si at rundt 200 ansatte vil bli berørt.

FAKTA

Hvem bruker NTNUs sentrale e-posttjeneste? Sentraladministrasjonen (unntatt UBiT) Arkitektfakultetet IVT-fakultetet Det medisinske fakultet Program for lærerutdanning Inst. for fysikk NTNU samfunnsforskning (tidl. Allforsk) Fagforeninger (NTL, 2FO, NITO) Bedriftsidrettslaget (NTNU BiL) Vitensenteret Eksperter i team Innovasjonssenteret Gløshaugen Norsk senter for bygdeforskning Program for bevegelsesvitenskap I tillegg kommer diverse mindre enheter. Ta kontakt med IT-seksjonen for flere detaljer Disse enhetene har egne e-posttjenere, og bruker ikke det sentrale opplegget: SVT-fakultetet (unntatt PLU og bev.vitenskap) IME-fakultetet NT-fakultetet (unntatt fysikk) HF-fakultetet Vitenskapsmuseet Universitetsbiblioteket

IT-seksjonen har laget regler for å løse navnekonfliktene. Eksempelet med "tor.hansen" (se over) vil bli løst ved å sjekke om en av dem har et mellomnavn som kan settes inn. Hvis dette ikke finnes, kan en av dem bare bruke initial i fornavnet (t.hansen@ntnu.no). Det er også mulig å legge inn et tall som mellomnavn for å skille de to; "tor.1.hansen@ntnu.no" og "tor.2.hansen@ntnu.no".

Andenes understerker at alle som berøres av navnekonflikter vil bli informert spesielt. De skal selv få være med å bestemme hvordan konflikten bør løses.

Post videresendes fra gammel adresse
De gamle e-postadressene vil fortsette å virke i tre til fem år. Alle e-post som kommer inn til de gamle adressene, vil bli videresendt i denne perioden.

IT-seksjonen oppfordrer imidlertid alle til å informere sine kontakter om den nye e-postadressen, og deretter gravlegge den gamle adressen så snart som mulig.

Hvis man gjør dette, er omleggingen nemlig en fin anledning til å kvitte seg med spam. Siden den nye adressen ikke vil være registrert i spammernes maillister, vil man heller ikke få noen spam på denne adressen.

Så da gjelder det bare å ikke legge ut den nye adressen på websider i fulltekst, slik at spammerne kan snappe den opp. Hvis man i tillegg er forsiktig med hvem man sender adressen til, kan omleggingen gjøre hverdagen langt mer spam-fri for mange.

Studentene må vente
Omleggingen gjelder bare de ansatte i første omgang. Men IT-seksjonen ønsker også at studentene skal få nye adresser. Da vil sannsynligvis malen "brukernavn@ntnu.no" bli valgt. Men dette forutsetter at e-posttjenerene til studentene og de ansatte samkjøres. Dette er en litt tyngre oppgave, forteller Leiv Arild Andenes.

IVT-fakultetet har fungert som pilotfakultet. Her innførte man ntnu.no-adresser allerede i fjor. Dette har vært vellykket.

Av Even Gran