Økonomi tar ledertrøya (30.5.05, 14:10)

Økonomiavdelinga tar mål av seg til å bli landets beste og attpåtil spare organisasjonen for millionutgifter. Oppskrifta er grasrotforankring og brukermedvirkning i alle ledd.

DRAR I FLOKK: I endringsprosessen inngår også aktivt arbeid for miljø og trivsel. Blant annet har avdelinga utformet et verdigrunnlag for arbeidsmiljøet. Fv: Frank Arntsen, Knut Arne Kissten og Laila Stypet.

I ei tid med økende press om privatisering og konkurranseutsetting av offentlige tjenester, går Økonomiavdelinga sine egne veier. Målet er intet mindre enn å bygge opp Norges mest veldrevne økonomifunksjon innen offentlig virksomhet.

Har verktøyet
Prosessen startet våren 2004 og har blant annet sammenheng med innføring av nytt økonomireglement.
- Reglementet åpner for å sette bort tjenester som for eksempel regnskap og lønn. Men vi så ingen grunn til at ikke vi selv, som har så mange kompetente og dyktige folk, skulle kunne gjøre jobben bedre enn noen utenfra. Betingelsen var at vi gikk inn i oss sjøl og så på utviklingspotensialet, forklarer økonomidirektør Frank Arntsen.

Felles løft
Dermed startet en full gjennomgang av hele virksomheten. Ikke bare i den sentrale økonomiavdelingen, men over alt der det jobbes med økonomi i organisasjonen. Til sammen omfatter dette 308 personer og om lag 180 årsverk. Blant utfordringene er å utvikle en felles oppgaveforståelse samt å oppdatere og forbedre utnyttelsen av datasystemene.

UTFORDRING: Arntsen begynte med ei målsetting om at organisasjonen skal oppfatte økonomistyring og økonomiavdelinga som støttespiller, - ikke som en trussel og en klamp om foten.

Kart og terreng
- Det viktigste verktøyet er grasrotforankring og brukermedvirkning i alle ledd, framhever økonomidirektøren. – Vi startet med en brukerundersøkelse i forvissning om at den vet best hvor skoen trykker som har den på. Dette ga en pekepinn på hvor vi bør øke innsatsen, og hva vi kan gjøre mindre av. Parallelt så vi på hvordan andre universiteter og ulike bedrifter jobber med økonomi.

Informasjonsinnhentingen endte opp i fire arbeidsprosesser som ble satt i gang etter jul. Innsatsområdene er prosjektstøtte, plan- og rapporteringsprosess, innkjøp og lønn. Målene er forenkling, effektivisering og bedre tilrettelegging.

Sparepotensial
- Dette er folk opptatt av og dette støtter de opp om. Det vanlige i store endringsprosesser er å gå løs på organisasjonskartet og flytte bokser. Dette blir sjelden vellykket. Ganske enkelt fordi det ikke handler om bokser men om oppgaver og resultater, understreker Arntsen. Han er overbevist om at anstrengelsene vil gi gevinster både i form av kvalitetsheving og frigjorte ressurser. Sparepotensialet anslås til 15 millioner kroner årlig. Arntsen legger vekt på at ingen skal sies opp som følge av effektivisering. - Det er mer enn nok oppgaver å ta fatt på, framhever han.

Foregangseksempel
Fra ei fortid preget av mye kaos og rot tar økonomiavdelinga nå sikte på å bli et foregangseksempel. Mye rydding var allerede gjennomført da Arntsen overtok ledelsen høsten 2003. – Den største utfordringa er at hele organisasjonen skal oppfatte økonomistyring og økonomiavdelinga som støttespiller, - ikke som en trussel og en klamp om foten, sa Arntsen i det første intervjuet med Universitetsavisa.

Tillit
Oppgaven kan ikke sies å være fullt ut løst så lenge det er strid om budsjettfordelingsmodellen. Den er stadig under lupen og kommer på nytt opp som orienteringssak på neste styremøte. Siste grep fra økonomidirektøren er å trekke med fakultetsdirektørene og dekanene i budsjettarbeidet.

Tekst og foto: Synøve Ressem