LESERBREV

Stig Berge: Hvordan 20 millioner blir til 200 millioner – uten at det vises i regnskapet! (30.6.05, 07:35)

NTNUs styre har avsatt 20 millioner kroner til å utrede samlokalisering av Dragvoll-Gløshaugen-HiST. Med stor sannsynlighet vil kostnadene bli minst tidoblet – uten at beløpet kommer frem i noe budsjett eller regnskap.

Min bakgrunn for påstanden er et brev jeg har mottatt fra et konsulentfirma i Trondheim. Dette firmaet har fått i oppdrag å kartlegge alle laboratoriene i systemet med følgende mandat (intet mindre):

Kartleggingen skal gi grunnlag for å vurdere utstyrets og infrastrukturens tilstand / oppgraderingsbehov, forbedret konkurranseevne gjennom økt fokus på strategiske satsingsområder, effektiviseringsmuligheter gjennom eventuell restrukturering / samordning av laboratorier, økt belegg av arealer og utstyr, effektivisering av laboratoriedrift, etc.

Data som samles inn gjennom kartleggingen forutsettes systematisert og tatt vare på slik at de kommer til nytte også i et fremtidig forvaltningssystem for laboratorier og utstyr.

Jeg er én av ca. 25 kontaktpersoner som har fått dette brevet. Det medfølger en 9 siders ”intervjuguide” og en 12 siders ”metodebeskrivelse.” Min oppgave er å fylle ut et detaljert skjema med en lang rekke spørsmål om administrative funksjoner, økonomiske forhold, fysisk infrastruktur og utstyrsenheter i de enkelte laboratorieenhetene, og å bli intervjuet. Spørsmålene rangerer fra åpningstid(!?!) til renhold og luftkvalitet. Jeg er åpenbart kontaktperson for de samlede laboratoriene ved Marinteknisk senter på Tyholt. Etter et enkelt overslag vil jeg trenge mange dagsverk – mine egne og andres – for å finne svar på spørsmålene. Ser vi på hele kartleggingen blir ansatte ved NTNU/HiST avkrevd en innsats som er verdt minst det tidobbelte av den kjøpte tjenesten fra konsulentfirmaet.

Hadde det hatt noen hensikt, skulle jeg gjerne ha lagt inn disse dagsverkene. Men med noen års fartstid med utvikling og drift av laboratorier er jeg ikke i stand til å se et eneste fornuftig formål med en slik kartlegging. Dette kan jeg begrunne, men den diskusjonen hører hjemme i et annet forum. Som et apropos kan jeg nevne at på min pc har jeg en katalog som heter ”Labutredning 2003-04.” Der ligger det 54 dokumenter med detaljerte opplysninger om laboratorieenheter ved IVT-fakultetet, møysommelig utfylt etter krav fra fakultetet. Meg bekjent er disse dataene ikke benyttet til noe som helst i planlegging eller samordning. Nå har jeg laget meg en ny katalog som heter ”Labutredning 2005” – og sier ikke mer om den saken.

Tankegangen om å styre virksomheten i laboratoriene gjennom et sentralt forvaltningsorgan gir assosiasjoner til gammel-sovjetisk planøkonomi der byråkrater og politikere satt med all informasjon og all makt. Min påstand er at i laboratoriene som i fagmiljøene for øvrig ligger kompetansen på grunnplanet, og det beste styringsverktøyet er det som frigjør disse ressursene på beste måte. På dette punktet har NTNU tydeligvis noe å lære av det som har skjedd i Øst-Europa det siste tiåret.

Her kommer jeg til kjernen av mitt budskap: Bruk av ansattes tid. Ved NTNU skriver vi ikke timer, og våre forestillinger om hva arbeidstiden brukes til er i beste fall basert på individuelle overslag. Det betyr at NTNU ikke har noe regnskap for hvor mye tid som brukes til interne prosesser som møter, utredninger, rapportering, strategiplaner osv. Følgelig kan en ledelse være helt hemningsløs med å påtvinge medarbeidere slike aktiviteter, uten noen gang å bli etterprøvd på hva resultatene er verdt i forhold til kostnadene – de ansattes tid er jo gratis! Vi mangler kort og godt et mål for lønnsomhet ved virksomheten, lønnsomhet definert ved den tid vi har tilgjengelig til produktivt arbeid innen de primære virksomhetsområdene undervisning, forskning og formidling.

På den andre siden sitter fagmiljøene og de ansatte, med press på seg til å være lojale og til å følge opp, underlagt ”best-i-klassen-syndromet” som spesielt teknologer er belastet med og som ledelsen vet å utnytte. I går fikk jeg en epost om at nå har det og det laboratoriet som det første fulgt opp laboratoriekartleggingen på en eksemplarisk måte. En trenger ikke grunnfag i psykologi for å forstå hensikten med den beskjeden.

Etter min mening må NTNU bli mer bevisst på lønnsomhet, definert to avsnitt over. Hvis universitetet ikke får dreid oppmerksomheten fra interne prosesser til lønnsomt arbeid, er universitetet dømt til å stagnere. Her trengs det sterk lut. Mitt forslag er at det opprettes prosjektnummer for interne prosesser, der timene føres. Med en timesats på rundt 1000 kr. (det er lavt regnet), vil vi få et regnskap for hva disse prosessene i realiteten koster. Regningen sendes fra grunnenheten til den eller de som fører prosessen. Med andre ord, før en intern prosess starter, skal det foreligge et budsjett og en finansiering for kostnadene, og da ikke bare de synlige direktekostnadene men også de resterende 9/10-deler. I neste fase kan vi ta en diskusjon om effektivisering av vår hverdag.

Stig Berge
Inst. for marin teknikk