LESERBREV

Olav Bolland: Eposten min er en tidstyv (25.10.05, 20:26)

Sletting av epost fra innboksen er ikke nok. Informasjonsflyten bør bedres ved deling av dokumenter.

På NTNUs Innsida 25.10 skriver IT-sjef Roar Aspli følgende: ”Treg epost? Rydd opp i innboksen! Årsaken til treg epost de siste dagene er at den sentrale epostserveren er overbelastet.” Lengre nede i artikkelen: ”mange bruker epost som sitt arkivsystem i stedet for å lagre vedlegg som fil”.

Dette er et symptom på at vår måte å formidle informasjon mellom oss ikke alltid er god.

Jeg får mange epost hver dag, og med et stadig økende antall er det filer vedlagt. Dette er faktisk mange Mb per dag! For å hindre at postboksen blir full (200 Mb på IVT) og dermed avvisning av nye eposter, så må jeg lagre vedleggene i mitt eget arkivsystem. Opplevelsen med å lese epost etter en uke uten tilgang til PC er som å få syv vintre i ansiktet!

Jeg oppfatter dette som en tidstyv av dimensjoner. Hvis alle har det slik som meg, så brukes betydelige ressurser til rydding i postbokser og til arkivering. Det er grunn til å tro at dette gjelder de fleste av oss. Det betyr at mange dokumenter er lagret sikkert flere titalls ganger forskjellige steder, i mange mer eller mindre finurlige personlige arkivsystemer. Mange administrative dokumenter med begrenset levetid blir lagret for evigheten. Reglementet jeg lagret i fjor; er det nyeste versjon?

Løsningen har vært klar i flere år. Innsida, lokale filtjenere og lokale web-servere kan benyttes for å dele dokumenter både innenfor NTNU og også mot eksterne. Mye bra er allerede gjort; ett meget godt eksempel er Innsida-menyen 'Administrative hjelpemidler'.

Jeg vil henstille til Roar Aspli til å gå lengre enn å oppfordre til å slette email-vedlegg fra innboksen. Han bør hjelpe NTNUs ansatte til å forbedre informasjonsflyten ved i større grad å benytte de tekniske mulighetene vi har for deling av dokumenter. Kanskje får jeg da færre epost med vedlegg, og livet som arkivar blir mindre fremtredende.

Olav Bolland