For noen er julestria scanning (22.12.06, 06:18)

Det papirlause kontor var det noen som begynte å snakke om for lenge sia. Men Mette Hagerup og Lars Hoff arbeider på heiltid med råmateriale av papir.

TUSENVIS av fakturarer om dagen kjem inn til Regnskapsseskjonen i hektiske førjulsdagar.

- Vi har 34.000 leverandørar. Og dei fakturerer.

Det fortel Mette Hagerup og Lars Hoff på Regnskapseksjonen. Fakturaene kjem på papir, arbeidet til dei to er å scanne. Det er mye arbeid, og dei har maskinproblem òg. Dei, eller altså arbeidet deira, blir av og til kasta ut av datamaskinane.

Fungerer på feil måte
Verre er det når systemet fungerer, men på feil måte. Først blir innhaldet på papirprodukta behandla av scannemaskinen, så må resultatet inn i ein maskin som tolkar, og dermed er det heile klart for elektronisk lagring og transport.

Det problematiske punktet er den elektroniske tolken. Gjer den feil – noe som hender – så er dette i kvart tilfelle ein feil innafor det muleges område, denne maskina er ikkje i stand til å produsere openberre absurditetar. Det kan altså bli for eksempel feil leverandør, feil kode eller den muntre varianten med feil antal nullar i beløpet.

Alt må ettersjåast av fysiologiske auge.

Eit scannesystem har jo ellers eit markert fysisk startpunkt, òg. Ein faktura må vere glatt. Og scanneren er ikkje spesielt glad i tjukkasar av noen togbillettar, med stiftar i seg.

Julestritt
Lars Hoff fortel at det kan vere snakk om å behandle 800 fakturaer for dagen, i dagane oppunder jul opp til tre gongar så mange.

Mette Hagerup seier: - Vi prøver å ikkje ligge meir enn tre dagar etter innlevering, det går som regel bra.

Når fakturaen er blitt elektronisk, blir den ekspedert frå Regnskapseksjonen til en kostnadsstad, eller k-stad som det heiter på regnskapsspråket. Kvar avdeling har ein k-stad. Der skal fakturaen attesterast før pengar går ut.

TEMPO: - Vi prøver å ikkje ligge meir enn tre dagar etter innlevering, seier Mette Hagerup.

Det kan bli eit alvorleg rot med leverandørar som presenterer mangelfull eller manglande kode for k-stad, deira fakturaer kan bli liggande i systemet. Er det mange som ikkje blir attesterte, kan det hagle med inkassokrav.

Purringar kan påreknast
Det er ikkje noe garantert feilfritt system, nei. Tidleg på hausten, etter at sommarvikarane har hatt siste arbeidsdag, er ei gild tid for purringar.

Framtida er bestilling over Internett, da blir k-stad avløyst av ordrenummer.

Lars Hoff trur at omkring 10-20 leverandørar kan stå for halvparten av fakturaene. Over nyttår går forhåpentligvis mange av dei største over til elektroniske fakturering.

Mette Hagerup håpar at det går den vegen:
- Teknologien er der, men når noen begynner å oppgradere, må mange andre oppgradere, òg. Datamaskinane må kunne snakke med kvarandre.

Tekst og foto Kjell Håve