Vårrydding på Dragvoll (26.3.07, 07:26)

Fakultet for samfunnsvitskap og teknologileiing er på veg mot ein avklarande vår og forsommar – gjennom SESAP, eit prosjekt for at administrasjonen betre skal støtte primærverksemda.

Det er studentane og dei vitskapleg tilsette som utgjer primærverksemda.

Fakultetet kom ut av prosessen mot einskapleg leiing for to år sia, og via ein workshop i samband med prosessen, med eit mylder av idear om korleis ein kunne kvitte seg med det som hemma arbeidet til alle i organisasjonen.

ADMINISTRASJONEN SKAL STØTTE: Personal- og økonomisjef Marianne Dyresen ved SVT-fakultetet har vore sentral i SESAP-arbeidet. Endeleg versjon av prosjektplanen låg føre i januar.

Om å sveise seg saman
- Da vi gjekk i gang med einskapleg leiing, var det veldig fokus på fakultetsadministrasjonen. Men no er tida inne for òg å tenke på instiuttnivå og heilskapen i dei administrative tenestene.

Dette seier Marianne Dyresen, prosjektkoordinator for SESAP – Ein Støttande, Effektiv og Samansveia Administrasjon for Primærverksemda.

- Med dei to nivåa har det vore ein del uklare roller, med breie stillingsdefinisjonar, det kunne føre til dobbeltjobbing.

Og vere ein del av universitetet
Behovet for eit organisasjonsprosjekt oppsto ikkje berre på grunn av omlegginga av fakultetsleiingane på NTNU. Andre endringar er vesentlege, for eksempel sentralt initierte moment som LØF 2010, eller Leiande økonomifunksjon 2010. Endringane kunne innebere ein lang, frustrerande prosess for dei ytst i organisasjonen, det vil seie alle medarbeidarane på institutta, om det ikkje vart samordning i forhold til alle oppgåver på fakultetet.

Det har vore ulike rutinar og unødvendig tidsbruk. Alt låg til rette for ei opprydding.

Ein gammal verkebyll
Hovudsaka er at dei vitskapleg tilsette skal sleppe å administrere så mye. Dette målet er heng nøye i hop med spørsmålet om oppgåvene til dei teknisk-adminstrativt tilsette er best muleg organiserte. Det er varierande krav til kompetanse: Det krevst assistanse for folk på reise, og det skulle helst vore tilsette med doktorgrad i forskingsadministrasjonen.

Uansett krav, det er organisasjonen det kjem an på:

- Medarbeidarane har hatt eit for breidt spekter av oppgåver. Dei har ikkje hatt tid til kompetanseutvikling, til å oppdatere seg og utvikle seg. Det har vore utydeleg definerte leiarroller, for eksempel for kontorsjefane.

- Viss dei tilsette skal oppleve meistring, må det vere tydelege forventningar

UTGREIING TIL VÅREN: SESAP er akkurat ferdig med kartleggingsfasen, har starta utgreiingsfasen, vil foreslå ny organisering i mai og ha implementering i løpet av 2007.

Involvering
Til no har det blant anna vore kartlegging av kompetanse, det har vore allmøte og brukarundersøkingar med høve til forslag frå dei tilsette.

- Vi har ikkje brukt eksterne konsulentar, folk har deltatt og vore engasjerte.

Dei tillitsvalde er sjølvsagd sterkt inne i bildet, gjennom LOSAM, det lokale samarbeidsutvalet.

Marianne Dyresen teiknar i det heile eit bilde av engasjement: Det er bra å vere på jobb, folk er sterkt engasjerte. Dei går på jobb sjølv om dei ikkje er i form, eller jamvel sjuke. Det er vel litt i overkant, og fakultetsleiinga er merksam på dette.

Viktig, om litt på sida av SESAP-sporet, er spørsmålet om administrasjonen er riktig dimensjonert. Talet på tilsette i teknisk-/administrative stillingar i forhold til studentar og vitskapleg tilsette, samanlikna med tilsvarande avdelingar ved andre universitet, og samanlikna med andre NTNU-fakultet, gir grunnlag for å reise spørsmålet.

No kjem våren og ryddinga
Og no kjem den avklarande våren: No gjeld det at det blir etablert ein felles plattform. Forslaga skal syast i hop. Det skal kome ei utgreiing som skal gjennomgåast på eit stormøte 17. april, utgreiinga skal så ut på høring og endelig forslag til ny organisering blir lagt fram 7. mai.

Tekst og foto Kjell Håve