Innfører institusjonelt arkiv (3.1.08, 07:21)

I løpet av få dager går det ut et skriv til fakultetene ved NTNU om innføring av institusjonelt arkiv. Allerede fra inneværende måned skal en rekke publikasjoner inn i arkivet.

- Det som er viktig nå er å komme i gang med obligatorisk avlevering av doktorgradsavhandlinger, sier biblioteksdirektør ved Universitetsbiblioteket i Trondheim (UBIT), Ingar Lomheim.

FAKTA

Et institusjonelt arkiv er en åpen digital samling av den vitenskapelige produksjonen ved en forsknings- og/eller utdanningsinstitusjon. Denne samlingen er tilgjengelig via internett. Per i dag benyttes ulike systemer for å arkivere og publisere vitenskapelige produksjoner ved NTNU. Blant disse er Frida, DiVA, BIBSYS Ask og DAIM Rektor har satt ned en arbeidsgruppe for å utrede fremgangsmåter for å innføre et institusjonelt arkiv ved NTNU. Arbeidsgruppen leverte sin rapport sommeren 2007.

UBIT er systemeier til arkivet som skal innføres, og fra januar av skal doktorgradsavhandlinger, artikler, bøker og rapporter, lastes opp obligatorisk og gjøres tilgjengelig i fulltekst på internett.

En slik åpen digital samling av den vitenskapelige produksjonen har lenge vært etterlyst og flere store universiteter i Norge er allerede godt i gang med sine institusjonelle arkiver.

Direktør Lomheim og rådgiver Marianne Moe ved UBIT arbeider i disse dager med skrivet som skal sendes ut til fakultetene for å starte prosessen med å innføre et institusjonelt arkiv ved NTNU.

Oppstart i januar
Skrivet er basert på rapport om institusjonelt arkiv ved NTNU utarbeidet av en arbeidsgruppe bestående av vitenskapelig ansatte fra ulike institutter, samt ansatte ved Universitetsbiblioteket i Trondheim.

Ifølge rapporten deles prosessen med egenarkivering inn i to trinn. Vitenskapelige produksjoner i fulltekst skal etter planen tilgjengeliggjøres ved NTNU fra og med inneværende måned. Disse skal publiseres gjennom egenarkivering i eksisterende datasystemer ved NTNU.

I stedet for at studenter og ansatte må samtykke i publiseringen slik prosedyren er i dag, vil de heretter måtte reservere seg fra publisering i institusjonelle arkiv.

I tilfeller hvor avhandlinger eller oppgaver er båndlagt på grunn av et bedriftssamarbeid skal likevel metainformasjon om disse tekstene registreres og gjøres tilgjengelig i arkivet.

Neste steg i prosessen starter i 2010, hvor ett nytt sømløst, totalintegrert system skal innføres og erstatte de mange datasystemene som brukes for registrering i dag, som FRIDA, BIBSYS, DAIM og DiVA.

PROFESSOR INGEBORG TORVIK SØLVBERG ser fram til å komme i gang for fullt med NTNUs nye institusjonelle arkiv. Da kan flere av hennes Master- og PhD-studenter lettere tilgjengeliggjøre fruktene av sitt arbeid for resten av den akademiske verden. Her med en god hyllemeter doktoravhandlinger i papirs form. Foto: Kenneth Stoltz/Universitetsavisa

NTNU etter andre norske universiteter
NTNU ligger ikke først i løypa hva gjelder institusjonelle arkiver. På verdensbasis eksisterer det i dag hele 852 institusjonelle arkiver. Det største av disse er CERN sitt arkiv som teller hele 360.000 publikasjoner.

DiVA-konsortiet, hvor NTNU inngår, har 16.000 publikasjoner å vise til. Institusjonelt arkiv er også innført ved Universitet i Bergen (BORA), Universitet i Tromsø (Munin) og Universitet i Oslo (DUO).

Leder for utredningsgruppen, professor Ingeborg Torvik Sølvberg ved IDI, mener at NTNU ikke henger nevneverdig etter i utviklingen av institusjonelle arkiver:

- Med tanke på hvilke dokumenter som er tilgjengelig i fulltekstdata, vil jeg ikke si at vi henger så mye etter, men vi kan ikke somle lenger, og bør intensivere arbeidet nå.

Sølvberg viser til at flere institusjonelle arkiver sliter med å fylle arkivene sine. NTNU har i flere år deltatt i et samarbeid med Uppsala universitet om publisering av doktorgradsavhandlinger gjennom Digitale Vitenskapelige Arkivet (DiVA). I dette arkivet har NTNU registrert 1069 publikasjoner.

Stor etterspørsel
En rask titt på statistikk over søkerantall og nedlastninger av doktorgradsavhandlinger fra NTNU bekrefter behovet for et institusjonelt arkiv. Bare i 2006 var det over 40 000 unike brukere som søkte på doktorgradsavhandlinger hos NTNU. Over 90 prosent av disse brukerne var fra utlandet.

Rådgiver Marianne Moe ved UBiT mener at brukerstatistikken i seg selv er motivasjon nok til å innføre institusjonelt arkiv ved NTNU, og påpeker samtidig at de vitenskapelige ansatte også vil være godt tjent med et slikt system:

- Bare i 2007 hadde vi over 100 000 nedlastninger av våre publikasjoner. Et arkiv vil føre til at flere ansatte i større grad både vil bli lest og sitert.

Dagens systemer
Gjennom det institusjonelle arkivet vil den vitenskapelige produksjonen også bli gjort tilgjengelig gjennom søkemotorer og gi muligheter for en betraktelig større treffprosent enn dagens system.

I dag blir ikke artikler i FRIDA og BIBSYS Ask plukket opp av internasjonale søkemotorer. Prosedyren i dag er at alle forfattere av artikler, bøker, doktorgradsavhandlinger og rapporter plikter å registrere sine publikasjoner i FRIDA.

Videre har universitetsbiblioteket ansvar for at disse i neste instans blir arkivert i DiVA og BIBSYS Ask. For studenter blir masteroppgaver for de som tilhører allmennvitenskapelige studier eller arkitektutdanningen levert til UBIT for registrering i BIBSYS Ask.

Dette er ikke rutine for studenter som tilhører teknologiske fag. Mastergradsoppgaver kan også lastes opp i DAIM (Digital Arkivering og Innlevering av Masteroppgaver).

Skepsis rundt publisering
Det er imidlertid flere utfordringer knyttet til institusjonelle arkiver. Sølvberg hevder at vitenskapelige ansatte er usikre på rettigheter og muligheter ved publisering og egenarkivering:

- Noen kan være usikre på om de kan arkivere artikler hvis copyright ligger hos et tidsskrift. Nå viser det seg av godt og vel 90 prosent av de forlag NTNU publiserer i tillater at de samme artiklene publiseres i institusjonelle arkiv hvis det skjer med henvisning til hvor det først ble publisert. Det som må til for å fjerne denne usikkerheten rundt egenarkiveringen er god informasjonsvirksomhet.

Av Dina M. Aspèn