|
LESERBREV Christian Fossen: Telefon og svar
(13.3.09, 09:01)
Trond Andresen hadde en frustrerende opplevelse forleden dag da han ikke fikk kontakt med folk verken på Informasjonsavdelingen eller Studieavdelingen. Det er selvsagt beklagelig, men er heldigvis en klage vi ikke mottar så ofte.
Andresen forlanger at det for framtida må være en vakttelefon i alle avdelinger i administrasjonen som alltid er bemannet og umiddelbart kan svare når andre ansatte måtte ringe. I Informasjonsavdelingen har vi et felles telefonnummer (95540) som blir besvart i vanlig arbeidstid av våre medarbeidere på sentralbordet. De kan så sette telefonene videre. Men at det alltid sitter noen parat ved pultene sine i avdelingen til å svare, det kan jeg ikke love. Til det er andre oppgaver og krav for mange.
Nå viste det seg i følge Andresen selv at han denne gangen slett ikke skulle til verken Informasjonsavdelingen eller Studieavdelingen. I mange sammenhenger er den beste måten å få hjelp til å komme riktig å gå via vårt utmerkede sentralbord. De sitter med store kunnskaper om NTNU og gjør sitt ytterste for å sluse folk til rett sted. Vår siste måling fra januar viser at de som ringte i snitt ventet i knapt fem sekunder før de ble ekspedert. Årlig besvares over 150.000 henvendelser.
Vårt sentralbord rapporterer for øvrig at det ikke bare er i administrasjonen at det eventuelt ikke blir svart når telefonene ringer. Det gjelder i stor grad for hele organisasjonen. En god begynnelse ville derfor være at alle aktivt bruker fraværsmarkeringen på telefon slik at våre ekspedienter raskt kan få korrekt informasjon om folk er til stede og når de kommer tilbake. Da kan de også yte bedre sørvis og eventuelt sette telefonen til andre. Fraværsmarkeringene på telefon er jo også synlig via NTNUs telefonkatalog på Innsida slik at det er lett for alle å sjekke om folk er til stede.
Vi skal gjøre vårt beste for å svare når Trond Andresen eller andre måtte ringe. Og så håper vi at alle bidrar til å gjøre NTNUs telefonsystem mest mulig effektivt.
Christian Fossen
informasjonssjef | 
