LESERBREV

Jan Morten Dyrstad: Er 115 et stort tall? (11.5.09, 09:18)

Professor Per Carlsen har i Universitetsavisa 27.4. to kommentarer i tilknytning til mitt innlegg om inntektsfordelingen ved SVT-fakultetet. Den ene er spørrende: 115 årsverk knyttet til administrative stillinger ved SVT-fakultetet må da være feil, ”for det er da veldig mange for et rimelig lite fakultet.” Den andre er tydelig normativ: For mye ressurser brukes på administrasjon (byråkratiet).

Carlsens kommentar peker på en viktig utfordring for universitetene. Problemstillinger knyttet til dimensjoneringen av administrasjonen har opptatt oss ved SVT-fakultetet noen år, og var årsaken til at vi sommeren 2006 startet organisasjonsutviklingsprosjektet Sesap (”støttende, effektiv og sammensveiset administrasjon for primærvirksomheten”). Problemstillingen er imidlertid kompleks og ikke enkel å kommentere i leserbrevformat.

115 sammenlignet med andre
I Sesap-prosjektet gjennomførte vi vinteren 2007 en rekke undersøkelser for å skaffe oss et faktagrunnlag for arbeidet, herunder også sammenligninger med andre fakultet. Et ofte benyttet mål i denne typen diskusjoner er forholdstallet for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger (teller), og ansatte i teknisk-administrative stillinger (nevner). Et høyt forholdstall betyr altså liten andel av ressursene til administrasjon.

I 2005 hadde SVT-fakultetet 3,6 årsverk i undervisnings- og forskerstillinger (UF-stillinger) pr årsverk i teknisk-administrative stillinger (TA-stillinger). Sammenligninger med andre fakulteter er vanskelig fordi aktiviteten, både når det gjelder undervisning og forskning, kan være nokså forskjellig. Også andre forhold kan gjøre sammenligninger vanskelig. For SVT er det nærliggende å sammenligne seg med de andre samfunnsvitenskapelige fakultetene i Norge: Tallene for våre fire søsterfakulteter lå i 2005 i intervallet 2,3-2,7, dvs. klart lavere enn SVT. Av de fakultetene vi så på vinteren 2007, er det bare IME-fakultetet (4,0) og HF-fakultetet ved NTNU (4,2) som lå høyere enn SVT.

Disse forholdstallene sier noe om hvordan sammensetningen av to nokså grovt definerte kategorier ansatte er. De gir ingen informasjon om hva som er riktig dimensjonering av administrasjonen. Et mål som er noe bedre i så måte, er produksjon pr ansatt i TA-stillinger. La meg derfor ta to eksempler basert på dette målet, ett fra undervisningssiden og ett fra forskningssiden.

I 2005 ble det i gjennomsnitt produsert 39,7 årsenheter (2382 studiepoeng) pr TA-ansatt ved SVT-fakultetet. Ved våre søsterfakulteter, som i stor grad produserer den samme typen årsenheter, var tallene 17,7 (Tromsø), 30,7 (Bergen), 21,1 (UV-fakultetet i Oslo) og 32,7 (SV-fakultetet i Oslo). Satt på spissen, kunne jeg si at SVT-fakultetets administrasjon er 21,4 prosent mer effektiv enn det mest effektive av de andre samfunnsvitenskapelige fakultetene i Norge.

Publikasjonspoeng kan, igjen med viktige forbehold, benyttes som produksjonsmål for forskning. Ved SVT ble det i 2005 produsert 3,4 poeng pr TA-ansatt. Tallene for søsterfakultetene våre var 1,6, 2,8, 1,8 og 3,1 (samme rekkefølge som ovenfor).

Dette er sammenlignbare DBH-tall, og alle de refererte tallene finner her.

Når vi altså relaterer tallet 115 til aktiviteten i fakultetet og sammenligner med andre rimelig sammenlignbare fakulteter, har ikke SVT en stor administrasjon. Men normativt er det ikke grunnlag for en slik konklusjon.

115 kan være for lavt
I en diskusjon om størrelsen på administrasjonen må utgangspunktet være at vi som universitet skal ha forskning og studier av høy kvalitet. Gitt at vi på en rimelig presis måte kan definere hva som ligger i dette målet, og gitt at vi alltid vil ha begrensede ressurser, må hovedspørsmålet være: Hvordan skal vi sette sammen årsverkene i FU- og TA-stillinger for å nå et mål om høy kvalitet i forskning og undervisning?

Problemstillingen er kompleks, og umulig å besvare uten omfattende analyser. Likevel er det nyttig å tenke gjennom den! I Sesap-prosjektet har vi gitt et svar ved at vi har laget normeringer for antall administrative årsverk i ulike administrative funksjoner innen forskning, studier, IT, lokal prosjektstøtte, personal, m.v.

La meg som illustrasjon trekke fram et par sentrale spørsmål i vurderingen av riktig størrelse på administrasjonen.

Hva slags tjenester ønsker vi at administrasjonen skal utføre? I Sesap-prosjektet gjennomførte vi i februar 2007 en brukerundersøkelse blant de FU-ansatte ved fakultetet. Svarprosenten var 41,6. Undersøkelsen viste at de FU-ansatte opplevde stor belastning innen følgende områder, samtidig som de mente at mange eller alle oppgaver innen de samme områdene kunne overtas av administrativt personale:
• Administrasjon av reiser og seminarer
• Eksamensadministrasjon
• Tilrettelegging av AV-utstyr i undervisningsrom
• Koordinering av undervisningstilbud
• Intern organisering og interne rutiner

Undersøkelsen viste også at det vitenskapelige personalet opplevde stor belastning når det gjelder studieplanarbeid og arbeid med prosjektsøknader, men ønsket ikke i samme grad at disse oppgavene overlates til administrasjonen.

Jeg tror svarene fra denne undersøkelsen er konservative. Jeg tror administrasjonen kan ta flere oppgaver enn det vitenskapelig ansatte forestiller seg, eksempelvis når det gjelder prosjektsøknader. Hvis det er mulig, vil vi kunne frigjøre ressurser slik at det vitenskapelige personalet kan bruke mer tid på det de først og fremst skal bruke tid på: forskning og undervisning. Satt på spissen: Kanskje ville vi prestert bedre innen forskning og undervisning ved SVT med et lavere forholdstall for FU-/TA-ansatte enn 3,6?

Dette fører oss over til spørsmålet: Hva slags kompetanse skal administrasjonen ha? På mange områder i dag har vi ikke administrativ kompetanse som kan dekke det behovet som UF-ansatte gir uttrykk for. Her er vi ved et av de store paradoksene ved universitetet: Mens det for UF-ansatte finnes konkrete karriereplaner, er slike planer for TA-ansatte nærmest fraværende. Dette har igjen viktige implikasjoner for personalpolitikken vår og reiser ledelsesmessige utfordringer: Hvem skal vi rekruttere? Hvordan sørger vi for kompetanseutvikling blant våre TA-ansatte? For å svare på slike spørsmål må vi vite hva slags kompetanse vi trenger, og vi er med andre ord tilbake til utgangspunktet!

Mitt svar til professor Carlsen er derfor at jeg ikke vet om tallet 115 er stort eller lite. Antall årsverk er selvfølgelig viktig. Men like viktig er det å finne ut om vi har de riktige årsverkene. Med andre ord må vi spørre om hva slags administrasjon vi ønsker at NTNU skal ha: Hva slags oppgaver skal den løse? Hva slags kompetanse skal den ha? Hvordan skal den organiseres? Svar på disse og tilgrensende spørsmål er nødvendig før vi kan svare på om vi bruker for mye ressurser (penger) på administrasjonen.

En politikk med ”blinde kutt” i administrative stillinger – dvs. før vi har svart på spørsmålet om hva slags administrasjon vi ønsker – tror jeg bare vil bidra til at vi faller på rangeringslistene.

Jan Morten Dyrstad
dekanus SVT-fakultetet