Ulovlige innkjøp: Hemmelige, inntil videre (2.6.09, 11:54)

Riksrevisjonen: Økonomidirektør Frank Arntsen mener styret har vært godt nok informert om Riksrevisjonens avdekking av ulovlige anskaffelser ved NTNU. Offentligheten får imidlertid ikke vite hvilke saker det dreier seg om.

FRANK ARNTSEN: - Unntatt offentlighet, sier økonomidirektøren om hvilke konsulenttjenester Riksrevisjonen reagerer på. Foto: Tor H. Monsen.

Riksrevisjonen har i 2008 og i 2009 foretatt kontroller av blant annet offentlige innkjøp i en rekke statlige virksomheter. Ved NTNU ble det foretatt stikkontroller av 42 anskaffelser. 28 av disse viste til dels grove brudd på lov om offentlige anskaffelser. Loven skal sikre tilbydere rettferdig konkurranse, staten billigere innkjøp, og hindre etiske overtramp og korrupsjon.

Riksrevisjonens kritikk for NTNUs vedkommende går på mangelfull konkurranse, manglende kunngjøring av anbud, og manglende dokumentasjon av anskaffelser. De ulovlige innkjøpene dreier seg blant annet om store konsulenttjenester. Hvilke konsulenter og hvilke tjenester, får vi ikke vite før Riksrevisjonen er ferdig med sitt arbeid.

Henviser til utsatt offentlighet
Alvorlighetsgraden øker med pengebeløpet. Riksrevisjonen har funnet tilfeller av kjøp av konsulenttjenester over terskelverdien på 500.000. Dette krever i følge loven den mest omfattende utlysningen. Denne typen kjøp skal utelukkende foretas av sentraladministrasjonen, i henhold til NTNUs eget regelverk.

Arntsen mener han ikke kan svare på konkrete spørsmål om hvilke konsulenttjenester det dreier seg om. Heller ikke hvor mange tilfeller det er snakk om. Han henviser til at saker Riksrevisjonen har under arbeid, er underlagt utsatt offentlighet fram til Stortingsbehandlingen.

Han kan under samme henvisning heller ikke kommentere hvorvidt avdekningene fra Riksrevisjonen er representative for hele NTNUs innkjøpsregime.

Avviser dramatikk rundt møtet med KD
Økonomidirektør Frank Arntsen deltok på ”dialogmøtet” med Kunnskapsdepartementet 30. april. På møtet ble eieren av NTNU informert om bakgrunnen for Riksrevisjonens avsløringer, mens departementet forventer at rapporten fra møtet blir forelagt styret ved NTNU.

Arntsen avviser imidlertid at det ligger noe dramatikk rundt møtet med Kunnskapsdepartementet, og viser til at møteavtalen ble gjort lang tid i forveien. Dialogen med eieren rundt denne saken har ifølge økonomidirektøren vært tett.

- Styret godt informert
Et av spørsmålene som melder seg, er om styret som øverste ansvarlige organ ved NTNU har vært informert godt nok. Ifølge Arntsen ble styret i mars informert om Riksrevisjonens funn, men da kun som en orienteringssak. Departementet reagerer på at styret ikke har blitt ansvarliggjort gjennom en alminnelig styrebehandling.

- I etterpåklokskapens lys burde vi kanskje gjort det slik, men på tidspunktet vurderte vi det på annet vis. Vi tar til etterretning hvordan KD opplever dette, men synes selv at vi har informert styret godt, sier Arntsen.

Han viser til at Riksrevisjons rapport ble framlagt for styret allerede i marsmøtet – før dialogmøtet med KD. Denne rapporten er unntatt offentlighet frem til stortingsbehandling. I mars ble styret også framlagt en tiltaksplan for forbedring.

Evaluerte systemet i 2008
Det ble gjennomført en evaluering av hvor bra systemet fungerte tilbake i desember 2008. Arbeidet ble kvalitetssikret av det anerkjente revisjonsselskapet Ernst og Young, som påpekte mangler i rutinene. Denne evalueringen ble forelagt styret i marsmøtet i år.

Arntsen kan ikke si noe om hvilke konkrete resultater evalueringen viste med hensyn til hvor omfattende overtredelsene av regelverket var, men viser generelt til at rutinene for hvordan særlig de mellomstore innkjøpene (mellom 100.000 og 500.000 kroner) blir foretatt, ikke er gode nok.

- Påpekningene fra Riksrevisjonen på dette området har vi selv vært godt kjent med. Spørsmålet er om vi burde ha satt i gang med mottiltakene tidligere, sier han.

- Ønsker ikke drive overvåkning
Arntsen peker på at NTNU i dag driver stikkontroller kontinuerlig på innkjøpene gjort i organisasjonen. Dette er en del av tiltaksplanen som ble lagt fram for styret i mars. Alle innkjøp registreres sentralt.

- Men det er viktig å understreke at vi ikke ønsker å drive overvåking av alle transaksjoner som gjøres.

Ifølge økonomidirektøren skjer det over 120.000 transaksjoner hvert år. NTNU handler for 1.2 milliarder kroner.

Ifølge Arntsen har NTNU sentralt hatt et sterkt fokus på forbedring og effektivisering av sine økonomiske og administrative systemer siden 2004. Frank Arntsen la selv fram en større plan for innkjøpssiden for styret i oktober 2006. Oppretting av et ”bestillerkorps” av 110 utvalgte, kursede og sertifiserte ansatte ble gjennomført i 2007 og 2008.

Det har tatt tid å drille bestillere i et intrikat regelverk.

- Loven om offentlige anskaffelser er en svær og komplisert affære, sier han.

Flere saker de siste årene
2008-revisjonen føyer seg inn i en rekke av saker med påpakninger fra enten Riksrevisjonen eller fra KD. Departementet har som NTNUs eier tidligere tatt fra universitetet retten til å handle med eiendom og selskapsdisposisjoner uten å spørre eieren først. De såkalte eiendomsfullmakten og aksjefullmakten ble gitt tilbake så sent som i januar i år. Er økonomi og forvaltning dårligere ivaretatt på NTNU enn i andre statlige virksomheter?

- Vi skal selvfølgelig ikke drive og miste fullmakter. Vi skal ha orden på randsoneselskapene og på eiendomssiden vår, og vi skal ha orden på innkjøpene. Jeg opplever likevel at det er god økonomistyring ved NTNU, vi beveger oss i områder med svært komplekse krav. Riksrevisjonens rapport er ikke hyggelig lesning, men trøsten får være at vi kan lære av den, sier Arntsen.

Kritisk til UAs fremstilling
Arntsen reagerer på deler av Universitetsavisas første artikkel om saken.

- Vi oppfatter fremstillingen som at vi skylder på systemene. Det gjør vi selvfølgelig ikke. Dette handler mye om kultur, ikke bare teknologi. Vi tar selv fullt ansvar, og vi forventer en betydelig bedring på dette området i løpet av 2009, sier han.

Av:Tor H. Monsen